Gli host che hanno la propria struttura su più portali OTA (airbnb, booking, vrbo ecc.) hanno il problema di evitare il fenomeno dell'overbooking (più prenotazioni per gli stessi giorni) dovuto a prenotazioni fatte da clienti diversi su due differenti portali. Facciamo un esempio: un cliente prenota la nostra struttura su airbnb. A questo punto airbnb rende quelle date non disponibili per altri clienti. Ma gli altri portali non sanno nulla di questa prenotazione e può succedere che un loro cliente faccia una prenotazione per date che si sovrappongono a quelle già occupate. In questo modo si hanno più prenotazioni che è impossibile gestire e questo si chiama appunto overbooking.
I portali mettono a disposizione degli host uno strumento che dovrebbe aiutarli a evitare questi eventi. In realtà il problema viene risolto solo in parte e fra poco ne vedremo il motivo. Ma prima descriviamo come funziona. Ogni portale dà agli host un link "segreto" da cui è possibile scaricare il calendario delle disponibilità della propria proprietà. E dà la possibilità di importare i calendari di altri portali. Usando questi strumenti è possibile quindi fare in modo che ogni portale scarichi le disponibilità degli altri portali e blocchi le date che risultano già prenotate.
Sarebbe tutto bellissimo ma purtroppo non sempre questo sistema funziona. Il motivo è molto semplice: i portali si sincronizzano tra loro ad intervalli temporali che ogni portale sceglie. Se si trattasse di pochi secondi probabilmente non ci sarebbero problemi perchè difficilmente si verificheranno su due portali differenti due prenotazioni per gli stessi giorni a distanza di pochi secondi. Purtoppo però l'intervallo con cui i portali sincronizzano i loro calendari con quelli degli altri portali è di varie ore. Va da se che in questo modo le probabilità di avere prenotazioni che si sovrappongano aumenta notevolmente.
Ma perchè i portali effettuano questo aggiornamento con un intervallo così lungo? Possiamo ipotizzare che possa essere un problema legato alle risorse; aggiornare milioni di calendari ad intervalli molto ravvicinati può richiedere molte risorse (ma parliamo di portali di multinazionali per cui questo ipotesi non è molto verosimile). E' invece molto più probabile che abbiano scelto questa strada per scoraggiare i propri host dall'inserire la propria struttura sui portali dei concorrenti. Essendo inoltre previste delle penali per le cancellazioni da parte degli host il problema economico si riflette quindi esclusivamente sull'host che dovrà cancellare una delle due prenotazioni.
Ma da qualche tempo il link iCal viene richiesto anche da sistemi terzi di property management, revenue management e channel manager. Quasi sempre è un'informazione che se non forniamo non ci lascia proseguire. Anche in casi in cui non è realmente necessaria. Se ad esempio vogliamo semplicemente accedere ai dati di una determinata zona perchè dovremmo inserire per forza il link del nostro celendario? La risposta è semplice; per questi servizi l'accesso ai calendari delle prenotazioni (che solamente gli host possono dargli) ha un altissimo valore perchè da li vengono i dati che gli consentono di erogare il servizio ai clienti. Senza quei dati non avrebbero nulla da offrire.
Si pone però un problema relativo alla proprietà dei dati. Il link al nostro calendario è denominato "secret" perchè dobbiamo darlo solamente a chi ci fidiamo. Il link è lo stesso per tutti e l'accesso, una volta dato, non è revocabile. Questo significa che in futuro, se decidessimo di non usare più un servizio di cui usufruivamo e a cui avevamo dato questo link, non potremo revocargli l'accesso al nostro calendario e potenzialmente il sito potrebbe continuare ad accedere al calendario e ad utilizzare i dati delle nostre prenotazioni, magari a vantaggio della concorrenza. Lo stesso problema lo abbiamo ad esempio con dei collaborati che devono conoscere le prenotazioni delle nostre proprietà. Se un domani smettessimo di collaborare potrebbero continuare ad accedere al nostro calendario e non potremmo fare nulla per evitarlo.
Esistono dei servizi che risolverebbero questo problema, come il sito icalproxy.com che permette di creare dei link ai propri calendari (anche più link per lo stesso calendario) da dare e disabilitarli a proprio piacimento. In questo modo potremmo ad esempio creare link differenti allo stesso calendario per servizi diversi e disabilitare selettivamente l'accesso a quei siti che non usiamo più. Ma quasi nessun portale di channel manager o revenue management accetta link che non siano quelli diretti ai portali OTA. Come mai? Forse proprio perchè voglioni mantenere la possibilità di accedere ai calendari delle proprietà dei loro clienti anche qualora smettano di essere clienti? Però, per altre situazioni (collaboratori, team delle pulizie ecc.) funziona senza problemi.